Vì toàn bộ tiền đề của quy trình Six Sigma đều dựa trên việc đo lường, so sánh các phép đo và thiết lập kế hoạch hành động khắc phục, nên điều quan trọng là các biến số (chỉ số) được đo lường phải phù hợp. Đo lường sai dẫn đến các quyết định sai lầm, gây tốn kém và lãng phí thời gian và nguồn lực.

Như đã giải thích trong mô-đun Định nghĩa, phải có ít nhất hai loại biến được đo lường: biến chính và biến phụ. Biến chính là biến có giá trị cần được kiểm tra để cải thiện, trong khi biến phụ là biến có giá trị cần được kiểm tra để đảm bảo nó không bị suy giảm.

Ngoài ra, cần đảm bảo cả đầu vào và đầu ra đều được đo lường. Vì quy trình có dạng Y=f(X), nên Y và X phải được theo dõi cẩn thận theo thời gian thực để đảm bảo f(), tức là quy trình đang hoạt động như mong đợi.

Sau đây là một số đặc điểm mà các biến được sử dụng để tạo ra kế hoạch kiểm soát Six Sigma phải có:

Đặc điểm của Biến

Phải hiển thị tình trạng công việc: Luôn có sự khác biệt giữa các phép đo mà các biến thể hiện và trạng thái mong muốn. Điều này thường xảy ra khi chỉ sử dụng một phép đo duy nhất để hiểu trạng thái.

Ví dụ, nếu trong một trung tâm cuộc gọi, số liệu duy nhất được sử dụng là thời gian xử lý cuộc gọi, các nhân viên có thể bắt đầu cúp máy mà không cung cấp dịch vụ phù hợp để đạt được các con số của họ. Do đó, điều cần thiết là ban quản lý phải động não tìm ra những cách thức có thể phá vỡ hệ thống. Điều này có nghĩa là họ phải cố gắng tìm ra những cách thức mà tất cả các biến đều thể hiện giá trị mong muốn, nhưng quy trình vẫn nằm ngoài tầm kiểm soát. Nếu kịch bản như vậy tồn tại, các biến phải được hiệu chỉnh để bao gồm kịch bản này.

Bạo kích: Trong quy trình Six Sigma, có thể có rất nhiều biến số. Tuy nhiên, như phân tích Pareto đã chỉ ra, tất cả các biến số này có thể không quan trọng như nhau. Do đó, các số liệu được chọn phải có tác động đáng kể đến quy trình. Không thể theo dõi tất cả các biến số mà không tạo ra sự phức tạp khó tin trong hệ thống.

Dễ đo lường: Các biến số được chọn để đo lường không được yêu cầu lắp đặt thiết bị hoặc máy móc mới. Nếu vậy, cần phải thực hiện phân tích chi phí lợi ích để biện minh cho các chi phí bổ sung. Các biến số được ghi lại cũng không được đòi hỏi trí tuệ hoặc chuyên môn đáng kể từ phía người ghi chép.

Thực hiện các phép đo chính xác: Không cần phải nói, các biến số phải trải qua các bài kiểm tra Phân tích Hệ thống Đo lường được mô tả trong Mô-đun Đo lường. Thành công của toàn bộ dự án phụ thuộc vào độ tin cậy của dữ liệu này. Do đó, cần phải đảm bảo dữ liệu thực sự đáng tin cậy!

Có thể đo lường trong một khoảng thời gian: Ngoài ra, các số liệu phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu dễ dàng theo thời gian. Điều này là do biểu đồ kiểm soát là biểu đồ chuỗi thời gian và dữ liệu cần được thu thập theo thời gian và được biểu diễn trên các biểu đồ này.

Các biến số chính xác là nền tảng của một kế hoạch kiểm soát tốtQuy trình này có vẻ đơn giản đến mức khó tin. Tuy nhiên, việc sử dụng sai biến số có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến dự án của bạn, thậm chí khiến dự án thất bại.