Theo PMBOK phiên bản 3, dự án được định nghĩa là "một nỗ lực tạm thời có điểm khởi đầu và kết thúc, và phải được sử dụng để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả độc đáo". Hơn nữa, định nghĩa này được giải thích chi tiết hơn. Định nghĩa này về dự án có nghĩa là dự án là những hoạt động không thể kéo dài vô thời hạn và phải có mục đích xác định.

Quy trình mua sắm và chất lượng

Nghệ thuật quản lý dự án đòi hỏi phải chú trọng nhiều hơn đến chất lượng và các quy trình liên quan. Người quản lý dự án được kỳ vọng sẽ nhận thức được các phương pháp hay nhất được sử dụng cho dự án và được cho là phải đảm bảo rằng anh ấy hoặc cô ấy điều chỉnh chúng để sử dụng quản lý dự án..

Một vấn đề đáng quan tâm hiện nay là việc thiếu quy trình trong mua sắm và tuyển dụng nhân sự. Đây là những vấn đề đáng quan tâm không chỉ đối với quản lý dự án mà còn đối với cả các tổ chức.

Cần phải cân bằng giữa yêu cầu của chu trình tuyển dụng và tuyển dụng nhanh chóng với các quy trình phù hợp cần tuân thủ. Nhiều tổ chức đã tranh luận gay gắt về việc thiếu chất lượng trong tuyển dụng và mua sắm.

Hai lĩnh vực song hành này về chất lượng và mua sắm có thể làm giảm cơ hội thành công của một dự án, do đó, người quản lý dự án có trách nhiệm định hướng và đảm bảo chất lượng không bị ảnh hưởng. Có một số lĩnh vực quản lý dự án cần kiểm soát chất lượng và có một số tiêu chuẩn chất lượng có thể được sử dụng để đáp ứng các tiêu chuẩn này.

Ví dụ, nhiều tổ chức sử dụng các quy trình cấp độ CMM Six Sigma và SEI để định hướng cho nghệ thuật quản lý chất lượng và đáp ứng các thông số kỹ thuật chất lượng. Đây chỉ là một ví dụ về cách khung chất lượng được sử dụng để phân biệt giữa các quy trình không có lỗi và các quy trình cần được sửa đổi và làm lại. Phương pháp lấy mẫu được quy định bởi Kaizen, Six Sigma, v.v. có thể được sử dụng để cải thiện chất lượng của các quy trình mà tổ chức đang áp dụng.

Kaizen, đặc biệt liên quan đến cải tiến liên tục, một chủ đề sẽ tìm thấy sự đồng cảm trong thế giới cạnh tranh khốc liệt ngày nay. Mọi tổ chức đều phấn đấu vì chất lượng và tìm kiếm lợi thế để tạo sự khác biệt, và do đó, những sáng kiến ​​này là điều mà người quản lý dự án phải hướng đến và thực hiện một cách siêng năng tại nơi làm việc.

Để giải quyết các vấn đề phát sinh từ hoạt động mua sắm và tuyển dụng nhân sự kém, người quản lý dự án phải liên tục liên lạc với một bên liên quan quan trọng, đó là nhóm mua sắm và tuyển dụng nhân sự. Đây là nơi người quản lý dự án được kỳ vọng sẽ thể hiện trình độ năng lực của mình bằng cách quản lý chu trình mua sắm và tuyển dụng nhân sự.