Kỹ thuật PDSA là gì?

PDSA hay kỹ thuật Lập kế hoạch-Thực hiện-Nghiên cứu-Hành động là một Công cụ hoặc Sáng kiến ​​Cải tiến Chất lượng (QI) nổi tiếng giúp các tổ chức nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ.

Kỹ thuật PDSA xoay quanh quy trình lặp đi lặp lại trong đó mỗi chu kỳ bắt đầu bằng việc lập kế hoạch cải tiến chất lượng, hiện thực hóa phương pháp hoặc quy trình cho QI, nghiên cứu kết quả để xác định QI có thành công hay không, sau đó hành động dựa trên phản hồi cho chu kỳ tiếp theo để kết hợp phản hồi đó.

Định nghĩa

Như tài liệu đã đề cập, “Chu trình PDSA là một chuỗi các bước có hệ thống nhằm thu thập kiến ​​thức và kinh nghiệm quý báu để cải tiến liên tục một sản phẩm hoặc quy trình. Còn được gọi là Bánh xe Deming, hay Chu trình Deming, khái niệm và ứng dụng của nó lần đầu tiên được giới thiệu với Tiến sĩ Deming bởi người thầy của ông, Walter Shewhart, thuộc Phòng thí nghiệm Bell nổi tiếng ở New York.” (Deming.org).

Điều này có nghĩa là trọng tâm của kỹ thuật PDSA là tập trung vào việc cải tiến liên tục các sản phẩm và dịch vụ thông qua các chu kỳ lặp lại bắt đầu bằng việc lập kế hoạch và sau đó thực hiện các bước cần thiết để nâng cao chất lượng, nghiên cứu kết quả để xác định điều gì đúng và điều gì sai, và cuối cùng là kết hợp phản hồi vào chu kỳ tiếp theo để cải thiện quy trình.

Các thành phần của kỹ thuật PDSA

Như hình trên minh họa, Chu trình PDSA bắt đầu bằng Kế hoạch bước bao gồm việc xác định mục tiêu hoặc mục đích và sau đó xây dựng kế hoạch hành động trong đó các chỉ số thành công hoặc các biện pháp cho thấy quyết định thành công của kế hoạch được xác định, tiếp theo là một chiến lược được cân nhắc kỹ lưỡng để đưa kế hoạch vào hành động.

Tiếp theo là Do Bước thực hiện thực tế các chiến lược của kế hoạch.

Sau đó là Học tập Bước trong đó kết quả thực hiện được giám sát và đo lường và quyết định sự thành công hay thất bại của kế hoạch.

Bước cuối cùng là Hành động giai đoạn trong đó phản hồi từ bước trước được tích hợp vào bài học kinh nghiệm từ toàn bộ quá trình và sau đó dựa trên phản hồi đó, các mục tiêu được điều chỉnh cũng như các phương pháp được thay đổi để đảm bảo sự thành công của lần lặp lại tiếp theo và điều này cũng có thể bao gồm việc xây dựng lại hoặc hiệu chỉnh lại toàn bộ chiến lược.

(Nguồn: https://www.deming.org/theman/theories/pdsacycle)

Ý nghĩa của từng bước trong kỹ thuật PDSA và cách thể hiện của từng bước

Nói một cách dễ hiểu, bước đầu tiên trong chu trình PDSA là giai đoạn lập kế hoạch, trong đó các cải tiến quy trình cần thiết được hoàn thiện theo các mục tiêu và mục đích chung mà quá trình cải tiến hoặc Cải tiến chất lượng là cần thiết.

Thông thường, bước này là giai đoạn mà các tổ chức nhận ra nhu cầu Cải thiện Chất lượng và xác định các thông số hoặc phép đo cần thiết để đạt được mục tiêu.

Bước tiếp theo là giai đoạn Thực hiện, trong đó các cải tiến theo kế hoạch được triển khai và quy trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ được sửa đổi và cải tiến theo các mục tiêu mong muốn.

Ví dụ, nếu mục đích của sáng kiến ​​Cải tiến Chất lượng là giảm số lượng lỗi được đo bằng phần trăm xuống dưới 3%, giai đoạn lập kế hoạch sẽ xác định biện pháp này cũng như xây dựng các cải tiến cần thiết cho quy trình để đảm bảo rằng các lỗi nằm trong phạm vi.

Bước "Thực hiện" là giai đoạn mà quy trình sản xuất được cải tiến bằng cách hiện thực hóa các cải tiến quy trình cần thiết để giữ các khuyết tật trong phạm vi cho phép. Bước này là trọng tâm của chu trình PDSA, trong đó công việc thực tế để nâng cao chất lượng được thực hiện. Tiếp theo là bước "Nghiên cứu", trong đó kết quả từ QI được đo lường để xác định liệu việc cải tiến quy trình có mang lại kết quả mong muốn hay không.

Lấy một ví dụ thực tế và áp dụng lý thuyết vào thực tiễn

Ví dụ, trong ví dụ của chúng tôi, sau khi cải tiến quy trình đã được triển khai, Giai đoạn Nghiên cứu sẽ xem xét phản hồi để xác định xem mục tiêu duy trì tỷ lệ lỗi dưới 3% có đạt được hay không. Trong trường hợp các biện pháp này không đạt được, nguyên nhân có thể dẫn đến thất bại cũng như các bước khắc phục và biện pháp cần thiết để đạt được mục tiêu trong bước tiếp theo sẽ được xác định.

Điều này có thể được thực hiện dưới hình thức nghiên cứu quy trình để xem cách cải thiện nó vào lần sau. Bước Nghiên cứu cũng là bước mà toàn bộ chu trình được so khớp từ đầu đến cuối và việc xác định thành công hay thất bại được thực hiện theo đó.

Thật, nếu QI đạt được mục tiêu của nó thì không cần phải lặp lại chu kỳ và bước cuối cùng, là Giai đoạn Hành động, sau đó có thể hoàn tất các thay đổi và biến chúng thành vĩnh viễn.

Tuy nhiên, trong trường hợp phát hiện QI không đạt được mục tiêu, bước "Hành động" sẽ cung cấp cơ hội để đưa ra các biện pháp khắc phục bằng cách nghiên cứu phản hồi về những gì đã sai và sau đó hành động dựa trên phản hồi đó bằng cách bắt đầu lại lần lặp tiếp theo từ Bước lập kế hoạch cho đến bước cuối cùng là bước Hành động dựa trên phản hồi.

Kết luận: Việc triển khai Kỹ thuật PDSA có thể giúp ích cho các Tổ chức như thế nào

Theo cách này, kỹ thuật PDSA là một quá trình lặp đi lặp lại theo chu kỳ cho đến khi đạt được kết quả mong muốn.

Vì mỗi lần lặp lại đều cải thiện chu kỳ trước đó, kết quả cuối cùng của các lần lặp lại liên tiếp là Chất lượng của Sản phẩm hoặc Dịch vụ được cải thiện đáng kể đến mức không cần thêm bất kỳ cải tiến nào nữa và quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ được coi là có chất lượng cao nhất.

Theo cách này, kỹ thuật PDSA cung cấp một phương pháp tốt để triển khai các sáng kiến ​​cải tiến chất lượng mang lại kết quả mong muốn và đảm bảo quy trình không có lỗi.