Việc triển khai hệ thống ERP là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều thay đổi quy trình và một số vấn đề tồn đọng. Các tổ chức cần một chiến lược triển khai bao gồm cả giai đoạn tiền triển khai và triển khai. Hậu quả của một chiến lược kém là sự thiếu chuẩn bị của nhân viên, việc triển khai không phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể, thiết kế lại quy trình kinh doanh kém và chi phí vượt quá thời gian và chi phí.

Các vấn đề sau đây phải được cân nhắc và xây dựng cẩn thận như một phần của chiến lược triển khai trước khi bắt tay vào triển khai thực tế:

Quy trình kinh doanh: Về mặt lý thuyết, người trong công ty nên hiểu rõ nhất về các quy trình của tổ chức mình. Tuy nhiên, nhân viên thường bị bó buộc làm việc theo nhóm và bỏ qua những việc quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, các thông lệ kinh doanh hiện hành không được định nghĩa rõ ràng và không có sơ đồ quy trình "nguyên trạng" nào ghi lại các quy trình hiện có.

Việc triển khai ERP có thể là một cơ hội tuyệt vời để đánh giá và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hiện có, các điểm kiểm soát, điểm đột phá giữa các phòng ban và giao diện với các đối tác thương mại. Tuy nhiên, do sự phản kháng với những thay đổi và ảnh hưởng của các phòng ban, việc triển khai ERP thường được hiểu là một bài tập tự động hóa các quy trình cũ. Điều này có thể dẫn đến ít cải thiện trong các quy trình kinh doanh cơ bản, dẫn đến không mang lại lợi tức đầu tư đáng kể.

Việc tự động hóa các quy trình thủ công hiện có đặc thù của một công ty đòi hỏi phải tùy chỉnh đáng kể mã nguồn, vì ngay cả một sản phẩm ERP phù hợp nhất cũng chỉ tương thích tối đa 85% đến 90% với các quy trình cũ. Việc tùy chỉnh mã nguồn không chỉ đòi hỏi thay đổi các đối tượng phần mềm mà còn cần thay đổi mô hình dữ liệu. Những nỗ lực cần thiết để thực hiện những thay đổi này là rất đáng kể về mặt phát triển, thử nghiệm và lập tài liệu. Chi phí bảo trì và nâng cấp trong tương lai sẽ rất lớn, ảnh hưởng đến toàn bộ vòng đời của hệ thống.

Trừ khi có quan điểm ủng hộ việc thay đổi quy trình được đưa vào chiến lược triển khai, áp lực tùy chỉnh ngày càng tăng sẽ xảy ra khi việc lập bản đồ quy trình kinh doanh và phân tích khoảng cách được thực hiện trong quá trình triển khai.

Hệ thống ERP có khả năng cấu hình cao và bao gồm một loạt các lựa chọn thiết kế để đáp ứng các sắc thái khác nhau của cùng một chu kỳ/quy trình kinh doanh. Thông thường, điều này là đủ để bao quát các quy trình cần thiết, có thể cần một chút thay đổi khi cần thiết. Đôi khi, việc thay đổi mã nguồn có thể là bắt buộc để phù hợp với một số quy trình cốt lõi đặc thù của tổ chức. Quy trình phê duyệt những thay đổi này, thường cần sự đồng ý của nhà tài trợ, cũng nên là một phần của tài liệu chiến lược.

Phương pháp thực hiện: Việc lựa chọn phương pháp triển khai là một thành phần quan trọng của chiến lược triển khai. Phương pháp triển khai phổ biến nhất là phương pháp “Big Bang”, theo đó, vào đúng ngày dự kiến, toàn bộ hệ thống sẽ được cài đặt trên toàn bộ tổ chức. Tất cả người dùng sẽ chuyển sang hệ thống mới và các hệ thống thủ công/cũ sẽ bị ngừng sử dụng. Việc triển khai diễn ra nhanh chóng và chi phí thấp hơn so với triển khai theo từng giai đoạn. Tuy nhiên, rủi ro cao hơn nhiều và cần nguồn lực đào tạo, thử nghiệm và hướng dẫn ở mức độ cao hơn, mặc dù thời gian triển khai ngắn hơn.

Một chiến lược triển khai quan trọng khác là "triển khai theo giai đoạn", trong đó việc triển khai được thực hiện trong một khoảng thời gian. Phương pháp này ít tập trung hơn, kéo dài và đòi hỏi phải bảo trì hệ thống cũ trong một khoảng thời gian. Tuy nhiên, triển khai theo giai đoạn ít rủi ro hơn, cho phép người dùng có thời gian làm quen và các kịch bản dự phòng cũng ít phức tạp hơn. Có nhiều lựa chọn về giai đoạn triển khai, chẳng hạn như i) triển khai theo từng địa điểm cho một công ty có nhiều địa điểm; ii) triển khai theo từng đơn vị kinh doanh, ví dụ: bộ phận nhân sự; iii) triển khai theo từng mô-đun, ví dụ: sổ cái chung.

Phương pháp thực hiện phải là thành phần quan trọng của chiến lược thực hiện, được xây dựng sau khi xem xét đến tính khả dụng của nguồn lực, tình trạng sẵn sàng, nhận thức rủi ro, khung thời gian thực hiện và các điều khoản ngân sách.

Các vấn đề chiến lược quan trọng khác:

• Dữ liệu cũ: Thu thập, dọn dẹp và loại bỏ dữ liệu trùng lặp.
• Phần cứng và phần mềm: Bổ sung và cập nhật các tài nguyên hiện có. Khả năng tương thích với hệ điều hành và cơ sở dữ liệu hiện có.
• Cấu trúc dự án: Người dẫn đầu dự án và trung tâm năng lực.

Kết luận: Một chiến lược triển khai phù hợp, được vạch ra trước và bao gồm các định hướng chiến lược quan trọng, sẽ tác động tích cực đến việc thực hiện dự án. Trong giai đoạn này, một chuyên gia tư vấn bên ngoài cũng sẽ hỗ trợ xây dựng chiến lược phù hợp cũng như lập Hồ sơ Yêu cầu Đề xuất (RFP) để lựa chọn nhà cung cấp, đây là bước tiếp theo.