Tại sao chúng ta phải xác định xem ứng dụng hệ thống hỗ trợ quyết định bằng máy tính có đáng cân nhắc hay không?

Tại sao cần phải dự đoán tác động thực tế của DSS được đề xuất?

Tóm lại, câu hỏi đặt ra là - tại sao cần phải đánh giá một dự án hệ thống hỗ trợ quyết định?

Đáp án đơn giản.

Việc này được thực hiện để đánh giá phạm vi và lợi ích của DSS. Đánh giá là một phương pháp tiếp cận có hệ thống nhằm xác định liệu việc triển khai DSS có giúp giải quyết các vấn đề mà nó đang được phát triển hay không.

Mục đích chính của việc đánh giá là phản ánh về cách sử dụng và phạm vi của nó, cùng với việc xác định những thay đổi/nâng cấp cần thiết trong tương lai.

Đánh giá các dự án hệ thống hỗ trợ quyết định là việc áp dụng một cách có hệ thống, nghiêm ngặt và tỉ mỉ các phương pháp khoa học, thống kê và toán học để đánh giá thiết kế, triển khai, kết quả và cải tiến của dự án. Tuy nhiên, đây là một quá trình đòi hỏi nguồn lực lớn, ngân sách, thời gian, nhân lực, trí tuệ con người và sự cống hiến không ngừng nghỉ.

Việc đánh giá một dự án DSS rất quan trọng vì một tổ chức phải dành nhiều thời gian và tiền bạc để phát triển và triển khai nó. Nó phải đáp ứng được kỳ vọng của người dùng và hỗ trợ việc ra quyết định.

Việc đánh giá khả năng mở rộng cũng rất quan trọng vì công nghệ đang thay đổi rất thường xuyên. Nền tảng phải có khả năng mở rộng và tích hợp các công cụ và công nghệ web mới bất cứ khi nào cần thiết.

Khi chúng ta đánh giá một dự án hệ thống hỗ trợ quyết định, chúng ta phải đặt câu hỏi để:

• Hiểu các kỹ thuật đánh giá

• Kiểm tra rủi ro công nghệ

• Xem xét các vấn đề liên văn hóa

• Đánh giá lợi tức đầu tư

• Xác định tính ưu việt của nó so với DSS trước đây

• Xác định thời gian hoàn vốn

Việc đánh giá một dự án DSS có thể khó khăn nhưng cũng rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi tập trung vào quy trình đánh giá, các vấn đề và đạo đức mà bạn có thể gặp phải khi đánh giá chúng.

Quy trình đánh giá dự án hệ thống hỗ trợ quyết định

Đánh giá các dự án DSS là một quá trình liên tục, do quy mô lớn và yêu cầu ra quyết định thường xuyên của chúng. Quá trình đánh giá phải tương xứng với quy mô, phạm vi, độ phức tạp và chi phí của một DSS được đề xuất.

Nhìn chung, quá trình đánh giá không tốn nhiều thời gian nếu không được thực hiện cho một dự án trực tuyến. Do đó, điều quan trọng là các nhà quản lý phải hiểu được lượng thông tin cần thiết để đánh giá một DSS. Họ cũng phải cân nhắc loại hình đánh giá cần thực hiện để đánh giá một DSS cụ thể.

Khi họ xem xét việc đánh giá DSS, chính ý tưởng này làm nảy sinh rất nhiều câu hỏi liên quan, chẳng hạn như:

• Khi nào nên đánh giá DSS?

• Có cần phải đánh giá năng lực nội bộ khi đánh giá DSS không?

• Ai sẽ đánh giá DSS?

• Cần bao nhiêu nguồn lực để đánh giá một DSS?

• Bạn sẽ thu thập tài nguyên để đánh giá ở đâu?

• Vai trò của các thành viên trong nhóm đánh giá sẽ là gì?

• Có cần phải phân tích khả thi không?

Việc đặt ra những câu hỏi này rất quan trọng để đánh giá toàn diện một dự án DSS. Chúng ta sẽ tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi này khi nghiên cứu các bước trong quy trình đánh giá dự án DSS.

Đánh giá dự án DSS là một quy trình gồm nhiều giai đoạn, và quy mô của nó quyết định các hoạt động/bước cần thực hiện để đánh giá một dự án. Không nên nghĩ rằng một dự án sẽ hoạt động tốt như nhau sau nhiều năm như hiện tại. Cũng không nên tiếp tục với một dự án kém hiệu quả chỉ vì họ đã đầu tư thời gian và tiền bạc vào việc xây dựng và triển khai nó.

Quy trình đánh giá DSS

1. Nuôi dưỡng ý tưởng: Đánh giá dự án DSS bắt đầu bằng việc nuôi dưỡng ý tưởng. Ngay cả một ý tưởng dự án DSS quy mô nhỏ cũng cần được đánh giá. Khi ý tưởng đã chín muồi, nó phải được chuyển sang giai đoạn tiếp theo, đó là phân tích khả thi. Điều này giúp hiểu rõ hơn về DSS được đề xuất.

2. Phân tích tính khả thi: Bước thứ hai trong quy trình này là tiến hành phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức) của dự án DSS được đề xuất.

   Một nghiên cứu khả thi được thiết kế tốt sẽ cung cấp bối cảnh của dự án, mô tả những gì dự án sẽ làm, thông tin chi tiết về nghiên cứu, công nghệ, thời gian, công sức và tiền bạc cần thiết để phát triển dự án, cũng như các nghĩa vụ pháp lý, chính trị, địa lý và văn hóa cần đáp ứng. Các dự án DSS dựa trên web phải được phân tích kỹ lưỡng.

3. Các mốc thời gian đã lên lịch: Quản lý nên đặt ra một số mốc quan trọng để kiểm tra sự phát triển của DSS định kỳ. Sau mỗi mốc quan trọng đạt được, họ phải dừng lại và đánh giá. Trước khi tiến hành các bước tiếp theo, tốt nhất là nên khắc phục mọi vấn đề tiềm ẩn.

4. Đánh giá trước khi triển khai: Một dự án DSS sẽ thất bại nghiêm trọng nếu không được đánh giá cẩn thận. Tốt nhất là nên trì hoãn việc triển khai thay vì vội vàng triển khai mà không đánh giá.

5. Đánh giá theo dõi: Lưu ý phản hồi từ nhóm người dùng ban đầu vì trải nghiệm của họ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi đánh giá hoặc đo lường sự thành công của đánh giá. Bước này phải được thực hiện trước khi giới thiệu hệ thống đến đông đảo người dùng.

Đánh giá DSS là một quá trình hợp tác. Các nhà phân tích kỹ thuật số, nhà quản lý, nhà phát triển và người ra quyết định phải cùng nhau đánh giá DSS.

Số lượng nguồn lực cần thiết cho DSS phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án. Bên cạnh đó, việc đánh giá năng lực nội bộ để đánh giá dự án luôn mang lại lợi ích. Điều này thực sự sẽ nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên trong việc sử dụng công nghệ và các công cụ đánh giá khác.

Công cụ và kỹ thuật đánh giá DSS

Mặc dù có nhiều công cụ và kỹ thuật được sử dụng để đánh giá hệ thống hỗ trợ quyết định, điều quan trọng là phải xác định công cụ nào phù hợp nhất với dự án của bạn. Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu về các công cụ và kỹ thuật đánh giá DSS khác nhau.

1. Phân tích lợi ích chi phí: Dựa trên nền tảng tài chính, phân tích chi phí-lợi ích là một công cụ để xác định liệu DSS có phải là một khoản đầu tư đúng đắn hay không. Công cụ này được sử dụng để so sánh tổng chi phí phát triển và triển khai với tổng lợi ích mà một hệ thống dự kiến ​​sẽ mang lại.

   Nếu chi phí vượt quá lợi ích, ý tưởng sẽ được tiếp tục phát triển hoặc loại bỏ. Công cụ phân tích chi phí-lợi ích sẽ tính đến chi phí phần cứng và phần mềm, chi phí nhân sự, chi phí thay đổi quy trình, chi phí nhà cung cấp/tư vấn, chi phí đào tạo người dùng và chi phí cơ sở hạ tầng.

   Quy trình phân tích chi phí-lợi ích

   Cả chi phí và lợi ích đều có thể hữu hình và vô hình, ẩn giấu và rõ ràng. Phân tích chi phí-lợi ích chỉ cân nhắc các khía cạnh hữu hình của một dự án DSS. Do đó, chỉ dựa vào kỹ thuật này sẽ không phải là một ý tưởng hay. Cần phải triển khai một công cụ khác để ước tính các khía cạnh vô hình cùng với phân tích chi phí-lợi ích.

2. Phân tích hiệu quả chi phí: Là phiên bản đơn giản hóa của phân tích chi phí-lợi ích, phương pháp này giả định rằng tất cả các phương án đều có cùng chi phí hoặc mang lại cùng lợi ích. Phương pháp này hiệu quả khi chỉ cần đánh giá chi phí hoặc lợi ích.

3. Phân tích giá trị gia tăng: Công cụ này nghiên cứu các phương án thay thế, khơi nguồn ý tưởng mới và đặt ra những câu hỏi "nếu như". Quy trình này nhấn mạnh vào giá trị mà một DSS được đề xuất mang lại thay vì chi phí bỏ ra cho nó. Quá trình phân tích là một quy trình nhiều giai đoạn với các bước sau:

   • Xác định những lợi ích mà DSS phải đạt được để có giá trị;

   • Xác định mức chi phí tối đa mà một công ty sẵn sàng chi để xây dựng DSS;

   • Xây dựng và đánh giá nguyên mẫu Phiên bản 0;

   • Thiết lập chi phí và xác định ranh giới lợi ích cho phiên bản 1

   • Phát triển phiên bản 1 và đưa lên phiên bản N sau khi theo dõi chi phí và lợi ích

4. Phương pháp tiếp cận kịch bản lợi ích định tính: Đúng như tên gọi, phương pháp này tập trung nhiều hơn vào chất lượng của DSS và khả năng của nó. Ý tưởng đằng sau việc áp dụng phương pháp này là hình dung tương lai có thể xảy ra, đánh giá và chuẩn bị cho tương lai đó.

   Mục đích là xác định liệu một công việc DSS được đề xuất có hiệu quả tương đương trong các kịch bản tương lai hay không. Kịch bản Lợi ích Định tính là một quy trình nghiêm ngặt, lâu dài và có hệ thống, với các bước bao gồm:

   • Xác định xu hướng và sự không chắc chắn

   • Xây dựng chủ đề kịch bản

   • Tiến hành nghiên cứu định tính

   • Phát triển các kịch bản quyết định

   • Hình dung việc triển khai DSS

   • Giải thích việc sử dụng DSS

   • Thảo luận về những lợi ích có được từ DSS

   • Đánh giá tính hợp lý và tính nhất quán

   • Thảo luận về rủi ro và sự không chắc chắn

   • Ước tính ngân sách tối thiểu và tối đa và tiến độ phát triển

5. Phương pháp tiếp cận các lựa chọn nghiên cứu và phát triển: Phương pháp tiếp cận các lựa chọn nghiên cứu và phát triển giúp xác định chi phí phát triển và duy trì tính linh hoạt để xây dựng DSS trong tương lai. Đây là một quy trình gồm ba bước:

   • Xác định các lựa chọn để tạo ra các cơ hội DSS trong tương lai trong một khoản đầu tư nhất định

   • Đánh giá các tình huống và môi trường mà một công ty có thể muốn đầu tư nhiều hơn vào DSS được đề xuất

   • Xác định số tiền mà công ty sẵn sàng trả ngay bây giờ để tạo ra sự linh hoạt và cơ hội trong tương lai

6. Cách tính điểm: Khi đánh giá một hệ thống DSS được đề xuất, phương pháp chấm điểm sẽ tách biệt xác thực kinh doanh và xác thực kỹ thuật, đồng thời xem xét những lợi ích vô hình của DSS mà các nhà phân tích DSS chỉ tập trung vào khía cạnh tài chính cho là không đáng tin cậy. Điểm được tính cho từng tiêu chí/lợi ích sau khi xem xét mức độ đáp ứng của nó đối với một yếu tố nhất định.

   • Xác thực doanh nghiệp bao gồm đánh giá sự liên kết chiến lược, hỗ trợ thông tin quản lý, lợi thế cạnh tranh và rủi ro tổ chức

   • Sự biện minh về mặt kỹ thuật bao gồm việc kiểm tra sự không chắc chắn về mặt kỹ thuật, kiến ​​trúc hệ thống chiến lược và rủi ro cơ sở hạ tầng hệ thống

Tiêu chí đánh giá dự án DSS và các yếu tố rủi ro

Một dự án DSS được đánh giá dựa trên bốn tiêu chí chính. Đó là những tiêu chí nào? Hãy cùng tìm hiểu về chúng tại đây:

• Tiêu chí kinh tế: Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi đánh giá bất kỳ loại dự án nào. Trên thực tế, đây là thước đo hiệu quả chi phí của một dự án.

• Tiêu chí hoạt động: Đây là thước đo đánh giá mức độ hiệu quả của DSS được đề xuất trong một tổ chức và cảm nhận của người dùng về nó.

• Lịch trình: Đây là thước đo xem DSS được đề xuất có thể được phát triển và triển khai trong khoảng thời gian hợp lý hay không.

• Tiêu chí kỹ thuật: Đây là thước đo về tính khả thi và khả năng mở rộng về mặt kỹ thuật cũng như tính thực tiễn của DSS được đề xuất.

Các yếu tố rủi ro của dự án DSS

Như người ta vẫn nói - mọi thứ đều có những yếu tố rủi ro nhất định. Một dự án DSS cũng không ngoại lệ. Nó cũng gắn liền với một số yếu tố rủi ro. Và rủi ro tăng lên cùng với sự mơ hồ và thiếu nhất quán của các mục tiêu. Các yếu tố rủi ro phổ biến nhất liên quan đến một dự án DSS là:

• Phạm vi hẹp

• Cấu trúc thấp

• Sự thiếu kinh nghiệm của các nhà phát triển

• Mục tiêu không rõ ràng

• Kích thước của cơ sở dữ liệu

• Tiết kiệm chi phí ngắn hạn

• Dự án thất bại vì thiếu phân tích và đánh giá

Mặc dù các yếu tố rủi ro của dự án DSS không thể bị loại bỏ hoàn toàn, nhưng chúng chắc chắn có thể được giảm thiểu hoặc hạn chế đáng kể. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đánh giá và thẩm định các khía cạnh khác nhau của dự án ở từng giai đoạn phát triển.

Các vấn đề quốc tế và văn hóa

Do các doanh nghiệp ngày nay hoạt động trên thị trường toàn cầu, các hệ thống hỗ trợ quyết định phải loại bỏ các vấn đề và trở ngại liên quan đến việc sử dụng ở các quốc gia khác nhau. Những vấn đề này có thể là:

• Văn hóa: Một số nền văn hóa ủng hộ giao tiếp cởi mở, trong khi một số khác lại ủng hộ giao tiếp hạn chế. Mỗi từ có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau. Những gì một cộng đồng coi là bình thường có thể không phù hợp với cộng đồng khác. Các nhà quản lý phải đảm bảo rằng một nhóm DSS sẽ giải quyết những vấn đề như vậy.

• Các vấn đề về kế toán và tiền tệ: Mỗi quốc gia có một loại tiền tệ riêng. Một hệ thống DSS nhóm được sử dụng ở các quốc gia khác nhau phải hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và các quy trình, quy định kế toán cụ thể.

• Giao tiếp phi cá nhân: Do phần lớn giao tiếp diễn ra qua phương tiện điện tử, nên thiếu sự giao tiếp trực tiếp. Một mô hình định hướng giao tiếp có thể giúp giải quyết vấn đề này và thúc đẩy mối quan hệ cá nhân giữa người dùng DSS từ các địa điểm khác nhau thông qua các cuộc họp trực tuyến trực tiếp.

• Không tương thích ngôn ngữ: Tiếng Anh được coi là "ngôn ngữ" trong thế giới kinh doanh. Tuy nhiên, không nhất thiết tất cả mọi người trên thế giới đều hiểu tiếng Anh như nhau. Đối với đội ngũ nhân viên đa ngôn ngữ, DSS phải hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và có công cụ dịch thuật.

• Chênh lệch múi giờ: Múi giờ khác nhau khiến việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trở nên khó khăn hơn. DSS phải hỗ trợ các công cụ lưu trữ và hiển thị thông tin do người dùng cung cấp, để những người dùng khác làm việc ở các múi giờ khác nhau có thể nhìn thấy và hiểu được.

Các vấn đề về đạo đức và quyền riêng tư

Ngoài các vấn đề quốc tế và văn hóa, hệ thống hỗ trợ quyết định còn phải đối mặt với các vấn đề về đạo đức và quyền riêng tư. Một dự án DSS sẽ thất bại thảm hại nếu không giải quyết được những vấn đề này. Là một nhà phát triển hoặc quản lý, bạn có thể nghĩ rằng một hệ thống máy tính là trung lập về mặt đạo đức và do đó, nó không nên gây ra bất kỳ vấn đề đạo đức nào. Sai rồi!

Bạn đang bỏ qua tầm quan trọng của các giá trị và nguyên tắc trong quá trình ra quyết định. Khi sử dụng DSS dựa trên kiến ​​thức hoặc mô hình, mỗi lựa chọn đều được biết là có tác động về mặt đạo đức. Một số người có thể sử dụng một kỹ thuật cụ thể, trong khi một số khác thì không vì ý thức hoặc nguyên tắc của họ không cho phép họ sử dụng nó.

Do đó, khi xây dựng hệ thống hỗ trợ quyết định, tất cả những vấn đề này cần được lưu ý để đảm bảo việc triển khai và sử dụng hệ thống diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, vấn đề bảo mật thông tin cũng cần được xem xét trong quá trình đánh giá dự án.

Người dùng mong đợi một hệ thống bảo mật thông tin cá nhân, hành vi và thói quen của họ. Tuy nhiên, mức độ riêng tư chính xác vẫn chưa được xác định, nhưng cần có một thỏa thuận để người dùng DSS có thể bảo mật thông tin cá nhân của họ.

Thức Suy nghĩ: Hệ thống hỗ trợ quyết định không phải là một công nghệ mới. Chúng đang được sử dụng ngày càng thường xuyên hơn. Tuy nhiên, việc đánh giá phạm vi của một dự án trước khi triển khai là rất quan trọng. Điều này giúp xác định rõ ràng liệu việc triển khai có mang lại lợi ích cho công ty hay không.