Kế hoạch thu thập dữ liệu là một tài liệu chi tiết. Nó mô tả các bước chính xác cũng như trình tự cần tuân theo trong quá trình thu thập dữ liệu cho dự án Six Sigma cụ thể. Tài liệu này rất quan trọng vì những người thiết kế kế hoạch thu thập dữ liệu không phải là những người thực sự sẽ thu thập dữ liệu. Thứ nhất, tài liệu này đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm dự án Six Sigma đều thống nhất về kế hoạch dữ liệu. Thứ hai, nó đảm bảo rằng thông tin này được truyền tải chính xác đến những người trong tổ chức, những người sẽ thực sự cung cấp dữ liệu cho nhu cầu. Dưới đây là các thành phần điển hình của một kế hoạch thu thập dữ liệu:

Mục đích: Điều đầu tiên cần làm rõ trước khi thực hiện bất kỳ nỗ lực nào là mục đích. Các mục đích phổ biến nhất bao gồm việc tìm hiểu xem một quy trình có ổn định không? Liệu một quy trình có khả năng hoạt động không? Hay liệu một đầu vào cụ thể có hoạt động tốt hơn cho một quy trình so với đầu vào đã sử dụng trước đó không? Trong mọi trường hợp, mục đích cần được xác định rõ ràng.

Gì?: “Cái gì” biểu thị các số liệu, các phép đo cần được ghi lại. Như chúng ta đã biết, khi xác định các số liệu, chúng ta cần cung cấp định nghĩa vận hành chính xác và xác định cách thức tính toán để tránh nhầm lẫn. Nếu không làm như vậy, các con số có thể không thể so sánh được.

Loại dữ liệu: Cần đề cập đến việc dữ liệu là liên tục hay rời rạc. Những người thực hiện kế hoạch dữ liệu sẽ cần thông tin này. Ngoài ra, cần đề cập và giải thích các loại dữ liệu con như nhị phân, cặp dữ liệu có thứ tự, v.v. cho những người thu thập dữ liệu.

Người nào: Trong hầu hết các dự án Six Sigma hiện đại, dữ liệu cần thu thập được thực hiện bởi máy móc. Việc này có thể được thực hiện bởi máy móc tại xưởng hoặc phần mềm quy trình làm việc, ghi lại chính xác dữ liệu cho từng bước. Tuy nhiên, có những người chịu trách nhiệm lập trình máy móc để thu thập dữ liệu và hiển thị dữ liệu ở định dạng được Nhóm Six Sigma chấp nhận. Do đó, "ai" ở đây ám chỉ việc liên lạc với người phụ trách phần mềm để đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng và ở đúng định dạng.

Trong đó: "Where" có thể không đề cập đến vị trí thực tế mà đề cập đến vị trí trong quy trình. Kế hoạch thu thập dữ liệu phải chỉ rõ vị trí cần thu thập dữ liệu trong quy trình.

Tần số: Dữ liệu cho các nỗ lực cải tiến quy trình cần được thu thập trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch thu thập dữ liệu nêu rõ tần suất cần thu thập dữ liệu. Đây là một phần của thiết kế thí nghiệm và nhóm thu thập dữ liệu phải tuân thủ nghiêm ngặt mà không được phép thay đổi bất kỳ điều gì.

Cách hiển thị: Kế hoạch thu thập dữ liệu cũng giải thích định dạng dữ liệu thu thập được cần được hiển thị cho nhóm Six Sigma. Nhiều khả năng phương pháp đồ họa được sử dụng vì trực quan dễ sử dụng hơn.

Có thể chỉ có chuyên gia thống kê trong Nhóm Six Sigma thực sự soạn thảo Kế hoạch Six Sigma. Tuy nhiên, tài liệu này đảm bảo rằng chuyên gia đó được sử dụng trong suốt quá trình.