آداب سے مراد وہ اچھے آداب ہیں جو کسی فرد کو معاشرے میں جگہ پانے کے لیے درکار ہوتے ہیں۔ احترام اور تعریف حاصل کرنے کے لیے ایک فرد کے لیے عوام میں مناسب برتاؤ کرنا ضروری ہے۔

کام کی جگہ کی سجاوٹ کو برقرار رکھنا سیکھنا چاہیے۔ بدلے میں اسی کی توقع رکھنے کے لیے کسی کی تنظیم کا احترام کرنا ضروری ہے۔ اگر آپ کام کی جگہ پر اچھا برتاؤ نہیں کرتے ہیں تو کوئی بھی آپ کو سنجیدگی سے نہیں لے گا۔

میٹنگز کارپوریٹس کا ایک اہم حصہ ہیں جہاں ملازمین ایک مشترکہ پلیٹ فارم پر اکٹھے بیٹھتے ہیں، اپنے خیالات اور آراء کا تبادلہ کرتے ہیں اور ایسے حل تک پہنچتے ہیں جو تنظیم کو فائدہ پہنچاتا ہو اور سب کے لیے باہمی طور پر قابل قبول ہو۔

میٹنگ کے آداب سے مراد وہ رویے کے ضابطے ہیں جو ایک فرد کو کام کی جگہ پر میٹنگز اور مباحثوں میں شرکت کے دوران عمل کرنا چاہیے.

آئیے ملاقات کے کچھ آداب کو تفصیل سے دیکھتے ہیں:

• یہ جاننے کی کوشش کریں کہ میٹنگ کیا ہے۔. ملاقات کی اہمیت کو سمجھیں۔ کبھی خالی نہ جائیں۔ ملازمین کو اجلاسوں میں شرکت سے پہلے تمام زمینی کام کرنا چاہیے تاکہ ان کی طرف سے زیادہ سے زیادہ شرکت کو یقینی بنایا جا سکے۔ پہلے سے نوٹ تیار کریں۔

• نوٹ پیڈ اور قلم کے بغیر میٹنگ میں کبھی بھی شرکت نہ کریں۔. ایک فرد کے لیے ملاقات کے وقت زیر بحث ہر بات کو یاد رکھنا عملی طور پر ممکن نہیں ہے۔ ایک نوٹ پیڈ مستقبل کے حوالے کے لیے اہم نکات کو لکھنے میں مدد کرتا ہے۔

• اپنے سیل فون کو ہمیشہ سائلنٹ یا وائبریٹر موڈ پر رکھیں. میٹنگز اور سیمینارز کے بیچ میں بجنے والے سیل فون کو بدتمیز اور غیر پیشہ ور سمجھا جاتا ہے۔ اس سے ایک ہی کمرے میں بیٹھے دوسروں کی توہین ہو سکتی ہے اور ساتھ ہی میٹنگ کی رفتار بھی خراب ہو سکتی ہے۔

• میٹنگز کے دوران فون کالز میں شرکت نہ کریں جب تک کہ یہ کوئی ایمرجنسی نہ ہو۔. ایسا کرنا برا اخلاق ہے۔

• اعلیٰ افسران کو ہر میٹنگ سے پہلے ایک ایجنڈا بنانا چاہیے۔. ایجنڈا تمام ملازمین کے درمیان گردش کرنا ضروری ہے تاکہ وہ پہلے سے تیار ہوں۔ ملاقاتیں صرف اس کی خاطر نہیں ہونی چاہئیں۔ اچھی طرح سے طے شدہ منصوبہ بندی کرنا ضروری ہے۔ ملاقات کے وقت زیر بحث آنے والے مسائل کی فہرست بنائیں۔ یقینی بنائیں کہ آپ اہم نکات سے انحراف نہیں کرتے ہیں۔ ملاقاتیں مختصر رکھیں۔

• ملاقاتوں میں کبھی دیر نہ کریں۔. میٹنگ کے لیے دیر سے جانا ایسی چیز ہے جس کی کسی پیشہ ور سے توقع نہیں کی جاتی ہے۔

• ملاقاتوں کے دوران چیونگم چبانے والی بات ہے اور اس سے بچنا چاہیے۔

• اچھا سننے والا بن جا. دوسروں کا کیا کہنا ہے سنیں۔ بولنے کے لیے اپنی باری کا انتظار کریں۔

• جہاں بھی جگہ ملے بیٹھ جاؤ۔ ادھر ادھر نہ بھاگو۔

• ایک بار میٹنگ شروع ہونے کے بعد میٹنگ روم میں داخل نہ ہوں یہ دوسروں کو پریشان کرتا ہے۔

• اپنے کپ کافی یا چائے کو میٹنگ رومز میں لے جانے سے گریز کریں جب تک کہ اعلیٰ افسران کی طرف سے مشورہ نہ دیا جائے۔

• قلم یا نوٹ پیڈ کے ساتھ ہلچل میٹنگوں میں ایک اہم خلفشار ہے۔. توجہ مرکوز اور چوکنا رہنا چاہیے۔ ایک دھیان سے سننے والا بنیں۔ اگر آپ کو میٹنگ بورنگ لگے تب بھی جمائی نہ کریں۔

• اجلاس کی صدارت کرنے والے کو اونچی آواز میں اور صاف بات کرنی چاہیے۔. پچ اور لہجے کا خیال رکھنا ضروری ہے۔

• میٹنگز کو انٹرایکٹو ہونا چاہیے اور ملازمین کو اپنی تجاویز اور قیمتی آراء کے ساتھ آنے کی اجازت ہونی چاہیے۔ ملازمین کو اپنے شکوک و شبہات کو دور کرنے کے لیے آخر میں سوال جواب کا دور رکھنا چاہیے۔

• ایک بار میٹنگ ختم ہونے کے بعد، میٹنگ کے منٹس تیار کیے جائیں اور تمام محکموں میں ان کے لیے ضروری کارروائی کی جا سکے۔

• بہتر وضاحت کے لیے وائٹ بورڈز، پروجیکٹر، گرافس، پوائنٹرز، سلائیڈز کا استعمال کریں۔

• جلسہ گاہ کو میدان جنگ میں تبدیل نہ کریں۔ شائستگی سے بات کریں اور اپنے ساتھیوں کا احترام کریں۔

• کبھی بھی آرام دہ اور پرسکون ملاقاتوں میں شرکت نہ کریں۔. پروفیشنل ڈریس کوڈ پر عمل کریں۔