Beskrivning

Organisationer är väldigt lika levande organismer. Även de går igenom en bestämd livscykel och olika utvecklingsstadier. Precis som i livet är förändring den enda konstanta faktorn, särskilt i varje organisations verksamhet.

Organisationer är ständigt engagerade i att förändra och finjustera sina interna processer i linje med den externa miljön, kundernas förväntningar samt konkurrens och annan utveckling inom området. Förändringar som måste genomföras kan innebära förändringar av processer, anpassning och implementering av ny teknik och så vidare. Förutom att implementera nya processförändringar eller teknik uppstår det ett behov av regelbunden granskning av processeffektiviteten för att säkerställa att verksamheten drivs med optimal effektivitet och bidrar positivt till resultatet.

Varför BPI

Projekt för förbättring av affärsprocesser hjälper organisationer att initiera förändringar, se över befintliga processer samt implementera ny teknik och arbetssätt. Därför initieras BPI-projekt av ledningen närhelst det uppstår ett behov av att arbeta med den interna verksamheten.

Planering för BPI-framgång

För att BPI-projekt ska vara effektiva måste de initieras, ägas och sponsras av den högsta ledningen på affärschefsnivå.Förutom att sponsra och tillhandahålla nödvändigt stöd i form av resurser och budgetar är det viktigt att rätt budskap om projektet, vad som är uppnåeligt och förväntningarna kommuniceras genom alla avdelningar och särskilt till den specifika avdelning som ska genomgå BPI-övningen. Att förstå BPI-projektet och anpassa sig till BPI-målet är avgörande för de anställda som är involverade i verksamheten.

BPI-projektuppsättning rullande

Nästa faktor som är viktig för BPI-projektet är bildandet av PIT-teamet. Processförbättringsteamet bör bestå av medlemmar som är väl insatta i den berörda affärsverksamheten samt vara utrustade med de färdigheter som krävs för att hantera processen. Att utbilda PIT-teamet i BPI-verktyg och tekniker som innefattar tekniker för problemlösning, statistisk analys etc. är mycket viktigt.

Första steget - Processkartläggning

Det första steget i BPI-programmet består av att studera och förstå processen i detalj och utarbeta ett detaljerat flödesschema över den valda processen.Blockscheman som skapas i första hand hjälper till att frysa gränserna för den aktuella processen samt identifiera de in- och utdatavägar som är relaterade till processen. Processerna är oftast sammankopplade och överlappande, därför är det avgörande att identifiera och frysa gränserna för de processer som är avsedda för förbättring.

Processgenomgång

I nästa steg skulle processen behöva behandlas i detalj. PIT-teamet skulle behöva gå igenom och prata med varje operatör, identifiera och undersöka varje uppgift i detalj och skapa detaljerade flödesscheman efter behov. Beroende på processens kritiska karaktär och komplexitet samt geografisk plats och spridning etc. kan lämplig typ av funktionellt flödesschema väljas för att avbilda processen.

Processgranskning

När processen har kartlagts med hjälp av flödesschemat är nästa logiska steg att förstå och granska hela processen som har kartlagts. Att granska och studera processen ger oss ledtrådar till att identifiera brister och identifiera de områden som behöver ytterligare uppmärksamhet för förbättring. I detta skede bör processen granskas kritiskt med tanke på processens kritiska egenskaper.

De affärsprocessegenskaper som måste behållas som referens för den kritiska granskningen av processen i detalj inkluderar - processflöde, processeffektivitet, processeffektivitet och cykeltid..

När processen granskas med hänvisning till ovanstående egenskaper, markeras problemområdena automatiskt och ger teamet de input som krävs för att effektivisera och korrigera processen efter behov. För det andra ger processegenskaperna oss baslinjen för att kunna mäta processen "som den är" och mäta förbättringen när projektimplementeringen är slutförd.

Förutom att granska processen med hänvisning till processens egenskaper är det också viktigt att granska processdokumentationen i detalj. Oftast kan processdokumentationen vara otydlig eller innehålla fel. Den process som följs i praktiken kan skilja sig från den process som beskrivs i dokumentationen. I de flesta fall förändras processerna på plats över tid och dokumentationen kanske inte granskas i tid och därför inte uppdateras.

Genom att använda flödesschemat, studera processen i detalj med hänvisning till processegenskaperna och granska processdokumentationen för noggrannhet och överensstämmelse med den fysiska processen som följs, hjälper det BPI-teamet att komma till den fas där de börjar få en faktisk bild av hela processen och dess relaterade problem. Identifiering av problemen, när det görs på rätt sätt, löser halva problemet.