Externalizarea funcției logistice de bază a depozitării devine rapid populară nu doar pentru companiile multinaționale cu operațiuni globale, ci și pentru toate organizațiile din sectorul mediu și mic.

Externalizarea se poate încadra în două categorii. O categorie ar fi fluxul prin depozite, centre de fuziune și distribuție, care sunt doar puncte de consolidare în rețeaua lanțului de aprovizionare. Acestea pot gestiona produse finite sau materii prime sau chiar piese de schimb etc. Dimensiunea proiectului este relativ mai mică și nu se așteaptă ca depozitul să dețină stocuri mai mult de câteva zile.

A doua categorie de depozite ar putea fi centrele de distribuție mai mari care gestionează stocurile de produse finite și operațiunile conexe la scară largă, deservind exporturile sau livrările către o regiune, continent sau țară, sau depozitele de materii prime care gestionează operațiuni JIT sau VMI, în managementul fabricii, operațiunile Plant FG etc. Aceste operațiuni de depozitare sunt critice prin natura lor și sunt clasificate în principal în funcție de volumul valorii stocurilor deținute, dimensiunea operațiunilor și poziția și importanța lor relativă în rețeaua lanțului de aprovizionare.

În primul caz, al unui centru de consolidare flow-through, selecția unui furnizor 3PL este relativ mai simplă, iar criteriile sunt mai puțin stricte. În al doilea caz, managerii SCM ai cumpărătorului și ai departamentului de achiziții trebuie să elaboreze un proiect pentru a lansa cererea de ofertă, a invita ofertanții, a evalua ofertanții, a negocia și a atribui contractul.

Cererea de ofertă (RFQ) ar trebui să conțină detalii complete ale proiectului respectiv pentru a permite 3PL-ului să propună o soluție și să pregătească un document de proiectare a soluției. Cererea de ofertă (RFQ) trebuie să conțină cel puțin următoarele detalii, ca informații minime:

• Explicații detaliate ale cerințelor afacerii, specificațiilor serviciilor, împreună cu detalii despre procesul de afaceri, procesul IT și produsul etc.
• Domeniul de aplicare al proiectului ar trebui să acopere detalii despre activități, volume, infrastructură IT, cerințe de interfață, cerințe de raportare etc.
• Enumerați nivelul de servicii așteptat împreună cu indicatorii de performanță pentru toate operațiunile depozitului
• Datele RFQ pentru întâlnirile cu furnizorii, prezentările și depunerea ofertelor.
• Durata proiectului, inclusiv cronologia pentru selectarea unui furnizor, criteriile și procesul de selecție, implementarea proiectului și lansarea acestuia.
• Perioada contractului și prelungiri
• Așteptări privind prețurile și costurile, abordarea metodologică.
• Cerințe legale și statutare de conformitate.
• Cerințe de răspundere, inclusiv răspunderea pentru stocuri, răspunderea față de terți și asigurarea.
• Termenii contractului și a acordului și proiectul contractului propus
• Orice cerință specifică a cumpărătorului cu privire la servicii sau proiect etc.
• Acorduri de confidențialitate, dacă există.

Procesul RFQ

Documentul RFQ este în mod normal pregătit de managerul funcției de afaceri împreună cu liderul de proiect și liderii de achiziții.

Odată ce documentul este pregătit și procesele interne și aprobarea sunt implementate, departamentul de achiziții emite cererea de ofertă fie tuturor furnizorilor de pe piață, fie furnizorilor selectați.

După cererea de ofertă, cumpărătorul invită toți participanții la o sesiune de întrebări și răspunsuri, fie într-o întâlnire față în față, fie prin poștă. În mod normal, toate răspunsurile la întrebările primite sunt trimise prin poștă tuturor furnizorilor participanți pentru a asigura șanse egale pentru toți.

Furnizorilor li se poate permite să se întâlnească și să discute în detaliu domeniul de aplicare sau să viziteze amplasamentul propus pentru a obține mai multe detalii.

Cumpărătorul facilitează clarificări și discuții cu toate grupurile funcționale interne relevante ori de câte ori este necesar de către furnizori, pentru a le oferi o perspectivă mai bună asupra cerinței.

La data scadenței pentru depunerea cererii de ofertă, furnizorii sunt obligați să trimită un document detaliat de răspuns la oferta.

Listarea scurtă a furnizorilor se face intern, cu participarea echipelor funcționale relevante și a liderilor de proiect. Documentele de răspuns sunt studiate, clasificate și prezentate în tabel pe baza unei evaluări a designului soluției, a capacității, precum și a prețului. Furnizorii selectați au oportunitatea de a prezenta soluția echipei cumpărătorului la datele selectate.

Selecția finală are loc după ce furnizorul este selectat intern, iar departamentul de achiziții negociază în continuare cu furnizorul selectat și ajunge la termeni și condiții agreabile.

În cele din urmă, se obține aprobarea conducerii interne de la partea interesată, este anunțat furnizorul selectat, iar scrisoarea de intenție este eliberată furnizorului selectat.