Het uitbesteden van de belangrijkste logistieke functies van warehousing wordt niet alleen steeds populairder bij multinationals met wereldwijde activiteiten, maar ook bij alle organisaties in het midden- en kleinbedrijf.

Outsourcing kan in twee categorieën worden onderverdeeld. Eén categorie betreft de doorstroming via magazijnen, samenvoegings- en distributiecentra, die slechts consolidatiepunten in het supply chain-netwerk zijn. Deze kunnen worden gebruikt voor het beheer van eindproducten, grondstoffen of zelfs reserveonderdelen. De projectomvang is relatief kleiner en het magazijn zal naar verwachting niet langer dan een paar dagen voorraden aanhouden.

De tweede categorie magazijnen kan bestaan ​​uit de grotere distributiecentra die de voorraad afgewerkte goederen en gerelateerde activiteiten op grote schaal beheren, en die voorzien in de export of leveringen naar een regio, continent of land. Of magazijnen voor inkomende grondstoffen die JIT- of VMI-activiteiten beheren, in fabrieksbeheer, fabrieks-FG-activiteiten, enz. Deze magazijnactiviteiten zijn van cruciaal belang en worden voornamelijk gecategoriseerd op basis van de omvang van de voorraad, de omvang van de activiteiten en de relatieve positie en het belang ervan in het toeleveringsketennetwerk.

In het eerste geval, met een doorstroomconsolidatiecentrum, is de selectie van een 3PL-leverancier relatief eenvoudiger en zijn de criteria minder streng. In het tweede geval moeten de SCM-managers van de inkoper en de inkoopafdeling een project opzetten om de aanbestedingsprocedure uit te schrijven, bieders uit te nodigen, de bieders te evalueren, te onderhandelen en het contract te gunnen.

De RFQ moet alle details over het betreffende project bevatten, zodat de 3PL een oplossing kan voorstellen en een document met een oplossingsontwerp kan opstellen. De RFQ dient minimaal de volgende gegevens te bevatten:

• Gedetailleerde uitleg van de zakelijke vereisten, servicespecificaties gekoppeld aan details van het bedrijfsproces, IT-proces en -product, etc.
• De project scope moet details bevatten over activiteiten, volumes, IT-infrastructuur, interfacevereisten, rapportagevereisten, etc.
• Geef een lijst met verwachte serviceniveaus en prestatiegegevens voor alle activiteiten van het magazijn.
• Data voor offerteaanvragen voor ontmoetingen met leveranciers, presentaties en het indienen van biedingen.
• Projectduur inclusief tijdlijnen voor de selectie van een leverancier, criteria en selectieproces, projectimplementatie en livegang.
• Contractperiode en verlengingen
• Verwachtingen omtrent prijsstelling en kosten, methodologische benadering.
• Vereisten voor naleving van wet- en regelgeving.
• Aansprakelijkheidsvereisten, waaronder inventarisaansprakelijkheid, aansprakelijkheid jegens derden en verzekeringen.
• Contract- en overeenkomstvoorwaarden en concept van het voorgestelde contract
• Specifieke vereisten van de koper met betrekking tot diensten, projecten etc.
• Geheimhoudingsovereenkomsten indien van toepassing.

RFQ-proces

Het RFQ-document wordt normaal gesproken opgesteld door de business function manager, samen met de projectleider en inkoopmanagers.

Zodra het document is voorbereid en de interne processen en goedkeuringen zijn ingevoerd, stuurt de inkoopafdeling de RFQ naar alle leveranciers op de markt of naar geselecteerde leveranciers.

Na de offerteaanvraag nodigt de koper alle deelnemers uit voor een vraag- en antwoordsessie, hetzij in een persoonlijk gesprek of per post. Normaal gesproken worden alle antwoorden op de ontvangen vragen naar alle deelnemende leveranciers gestuurd om iedereen een eerlijke kans te geven.

De leveranciers kunnen elkaar ontmoeten en de omvang gedetailleerd bespreken. Ook kunnen zij de voorgestelde locatie bezoeken om meer informatie te verzamelen.

De koper faciliteert verduidelijkingen en discussies met alle relevante interne functionele bedrijfsgroepen wanneer de leveranciers dit nodig hebben om hen beter inzicht te geven in de vereisten.

Op de uiterste datum van de RFQ moeten leveranciers een gedetailleerd biedingsantwoorddocument indienen.

De selectie van leveranciers vindt intern plaats met deelname van relevante functionele teams en projectleiders. De responsdocumenten worden bestudeerd, beoordeeld en getabelleerd op basis van een evaluatie van het ontwerp, de mogelijkheden en de prijs van de oplossing. Geselecteerde leveranciers krijgen de gelegenheid om de oplossing op geselecteerde data aan het team van de koper te presenteren.

De definitieve selectie vindt plaats nadat de leverancier intern is geselecteerd en de afdeling Inkoop verder onderhandelt met de geselecteerde leverancier en tot overeenstemming komt over de algemene voorwaarden.

Ten slotte wordt de goedkeuring van het interne management verkregen van de betrokkenen, wordt de geselecteerde leverancier bekendgemaakt en wordt de LOI aan de geselecteerde leverancier vrijgegeven.