ビジネスプロセス改善プロジェクトは、あらゆる業界のあらゆるプロセスに適用できます。BPIを使用することで、あらゆるプロセスの効率を向上させることができます。

プロセスは、たとえ適切に設計されていたとしても、時間の経過とともに非効率になる可能性があります。さらに、プロセスは定期的に見直し、効率性を判断するとともに、ビジネス要件に合わせて必要な変更を加える必要があります。

多くの場合、ビジネス オペレーションへのテクノロジの吸収には、ビジネス プロセスの改善とレビューの実施が必要になります。

BPI の準備には、BPI 実行に適切かつ最も重要なビジネス プロセスの選択が含まれます。これは通常、上級管理職とビジネス セグメントを担当するビジネス リーダーで構成されるエグゼクティブ実装チームによって行われます。

プロジェクトの改善 プロジェクトの成功には、チームの選択とチーム メンバーに対する BPI コンセプトのトレーニング、および技術的および統計的分析ツールとテクニックの習得が必須です。

PITチームが資料を読み、トレーニングを受けた後、プロセスを詳細に把握し、適切なフローチャートを用いてマッピングする作業が始まります。作成されたフローチャートは、プロセスウォークスルーの基礎となります。プロセスウォークスルーは、問題、不足、そしてプロセス効率の向上または阻害要因を明らかにするため、綿密に計画し、徹底的に実行する必要があります。

プロセスウォークスルーを効果的にするには、調査結果を詳細なレポートの形式で表にまとめ、プロセス所有者と議論し、タイムライン付きのアクション プランを最終決定する必要があります。

問題領域は、プロセスに関連する他のいくつかの要因に加えて、入力、出力、トレーニング、スキル、態度、環境の不足に関連している可能性があります。

プロセスウォークスルーはPITチームメンバーに多くのフィードバックを提供します 簡単に解決できる問題領域に焦点を当てます。しかし、これでBPIの取り組み全体が完了するわけではありません。データとレポートを用いて、その有効性と効率性についてさらに評価する必要があります。

プロセス有効性の測定

プロセスの有効性は様々な方法で測定できます。プロセスの有効性とは、顧客満足度だけでなく、品質と成果の観点からプロセスがどれだけうまく機能しているかを指します。

部門によって維持されるデータとレポートには、プロセスの実際のパフォーマンスまたは出力が表示されます。

顧客からの苦情、不良品や不良出力、納品遅延、不完全な納品、拒否、手直しなどの形式での複数のデータとレポート 等はプロセス効率を反映する重要なパラメータです。そのため、プロセスウォークスルーと連携したデータ収集と分析が必要となります。

プロセス効率測定

プロセス研究において考慮されるもう一つの重要な要素は、その効率です。プロセス効率には、プロセスまたはタスクを完了するのにかかるサイクルタイムと、1単位の出力を完了するために利用されるリソースが含まれます。

さらに、品質パラメータを出力測定に追加することもでき、全体的な出力に追加された全体的な価値を計算してプロセス効率を算出することもできます。

サイクルタイムを測定することは、時間だけでなくリソースの利用状況に関する貴重な手がかりとなります。特定のプロセスのサイクルタイムを分析し、改善に取り組むことで、サイクルタイムを短縮するとともにトランザクションあたりのコストを削減することができ、最終的には収益性の向上とスループットの向上につながり、売上の増加にもつながります。

組織が業務に品質ツールと手法を導入している場合、プロセス、出力、そしてすべての基準に関するデータが利用可能になります。このような場合、PITチームの仕事は非常にシンプルになります。なぜなら、利用可能なデータを分析に活用できるからです。

プロセス全体を通してデータを記録するシステムがない場合、チームはデータの収集、集計、分析を行うための代替手段を探す必要があります。また、チームが取引を精査し、分析に必要なデータを構築する必要性も高まります。

あるいは、チームはプロセスに関するサンプル実験を実施し、分析のためのデータを収集することもできます。多くの場合、初期の履歴データを取り出すことで、効率の傾向に関する貴重な情報と理解が得られることがあります。

プロセスフロアからできるだけ多くのデータと記録を収集するだけでは不十分です。PITチームはプロセスの各セグメントを精査し、最適なレベルにおける理論的なサイクルタイムを算出する必要があります。これが現在のパフォーマンスを測定するための基準となります。多くの場合、最適なプロセスサイクルタイムは部門内で入手可能ですが、実際の現場プロセスは変化している可能性があり、基準値を得るためにプロセスタイムを再度計算する必要があるかもしれません。

プロセスウォークスルーの準備には、詳細なアンケート、インタビュー形式、プロセスの理解といったPITメンバーの忍耐強く集中的な取り組みが求められます。準備期間は数週間に及ぶこともあります。

プロセスウォークスルーが完了したら、ウォークスルーで得られた知見と、ウォークスルー中に観察・議論された点に対するアクションプランを公開するという形でのアウトプットが非常に重要です。これがBPIプロジェクトの最初の目に見えるアウトプットとなります。

利用可能なデータを確認し、集計・分析してプロセス効率とプロセス時間を算出するには、さらに数週間かかります。この段階では、PITチームは追加の人員や、統計分析を支援できるアナリストの支援を必要とする場合があります。

しかしながら、 PITは常にプロジェクトのタイムラインを遵守する必要があり、進捗状況はEITによって定期的にレビューされる必要があります。BPIプロジェクトにはリソースとコストがかかるため、上級管理職による重点的な取り組みとモニタリングが不可欠です。そうして初めて、BPIプロジェクトは成功へと導かれます。