イントロダクション

組織は生物と非常によく似ています。生物もまた、一定のライフサイクルと様々な発達段階を経ていきます。生命と同様に、変化こそが唯一不変の要素であり、特にあらゆる組織の運営においては、変化が不可欠です。

組織は、外部環境、顧客の期待、競争、そして業界におけるその他の動向に合わせて、社内プロセスを常に変更し、微調整しています。必要な変更には、プロセスの変更、新技術の導入・導入などが含まれます。新しいプロセス変更や技術の導入に加えて、業務が最適な効率で稼働し、成果にプラスの影響を与えていることを確認するために、プロセス効率を定期的にレビューする必要が生じます。

BPIを選ぶ理由

ビジネスプロセス改善プロジェクトは、組織が変革を起こし、既存のプロセスを見直し、新しいテクノロジーや働き方を導入するのに役立ちます。そのため、社内業務の改善が必要になった場合はいつでも、経営陣によってBPIプロジェクトが開始されます。

BPI の成功に向けた計画

BPIプロジェクトが効果的であるためには、ビジネスヘッドレベルの上級管理職が主導し、主導権を握り、後援する必要があります。必要なリソースと予算の提供や後援に加え、プロジェクトに関する正しいメッセージ、達成可能な目標、そして期待される成果が、すべての部門、特にBPI演習を実施する部門に伝達されることが重要です。BPIプロジェクトを理解し、BPIの目標に沿うことは、業務に携わる従業員にとって不可欠です。

BPIプロジェクトセットローリング

BPIプロジェクトにおいて次に重要な要素は、PITチームの編成です。プロセス改善チームは、現状の業務運営に精通し、プロセス管理に必要なスキルを備えたメンバーで構成する必要があります。PITチームにBPIツールや問題解決、統計分析などの技術をトレーニングすることは非常に重要です。

最初のステップ - プロセスマッピング

BPIプログラムの最初のステップは、プロセスを詳細に研究して理解し、選択したプロセスの詳細なフローチャートを作成することです。最初に作成されたブロックダイアグラムは、対象となるプロセスの境界を固定し、プロセスに関連する入出力経路を特定するのに役立ちます。多くの場合、プロセスは相互に関連し、重複しているため、改善対象となるプロセスの境界を特定し、固定することが重要です。

プロセスウォークスルー

次に、プロセスを詳細に検討する必要があります。PITチームは、すべてのオペレーターと直接面談し、すべてのタスクを詳細に特定・検討し、必要に応じて詳細なフローチャートを作成する必要があります。プロセスの重要度と複雑さ、地理的な場所や範囲などに応じて、適切な機能フローチャートの種類を選択してプロセスを描写することができます。

プロセスレビュー

フローチャートを用いてプロセスをマッピングしたら、次に行うべき論理的なステップは、マッピングされたプロセス全体を理解し、レビューすることです。プロセスをレビューし、分析することで、問題点や改善のためにさらに注意を払うべき領域を特定するための手がかりが得られます。この段階では、プロセスの重要な特性を念頭に置き、プロセスを批判的に検証する必要があります。

プロセスの詳細な批判的レビューの参考として保持する必要があるビジネスプロセスの特性には、プロセスフロー、プロセスの有効性、プロセスの効率、サイクルタイムが含まれます。.

上記の特性を参考にプロセスを見直すと、問題領域が自動的に特定され、チームに必要な情報が提供され、必要に応じてプロセスを合理化・修正できるようになります。また、プロセス特性は、現状のプロセスを測定し、プロジェクトの実装完了時に改善度合いを測定するための基準を提供します。

プロセス特性を考慮したプロセスのレビューに加え、プロセスドキュメントの詳細なレビューも重要です。多くの場合、プロセスドキュメントは明確でなかったり、誤りが含まれていたりすることがあります。実際に実行されているプロセスは、ドキュメントに記載されているプロセスと異なる場合があります。多くの場合、現場のプロセスは時間の経過とともに変化し、ドキュメントはタイムリーなレビューを経ずに更新されない可能性があります。

フローチャートを用いて、プロセス特性を参照しながらプロセスを詳細に調査し、プロセス文書の正確性と実際のプロセスとの整合性を検証することで、BPIチームはプロセス全体とそれに関連する問題の実態を把握し始める段階に到達できます。問題を適切に特定することで、問題の半分は解決されます。