Le aziende di tutto il mondo effettuano un'ampia varietà di pagamenti tramite assegni. Tra questi rientrano i pagamenti obbligatori, i pagamenti ai fornitori di servizi di pubblica utilità e molti altri fornitori che non hanno accesso a sistemi di pagamento elettronici. Questi assegni vengono emessi automaticamente utilizzando una firma digitale.

Il processo di creazione ed emissione di questi assegni è molto diverso rispetto a quello degli assegni tradizionali elaborati dai privati. Le banche commerciali di tutto il mondo aiutano i loro clienti aziendali a semplificare il processo di stampa e spedizione degli assegni. Lo fanno fornendo servizi di stampa e spedizione degli assegni a pagamento.

In questo articolo, analizzeremo più da vicino cosa sono i servizi di stampa e spedizione di assegni. Comprenderemo anche i vantaggi che le aziende traggono dall'utilizzo di tali servizi.

Come funzionano i servizi di stampa e spedizione degli assegni?

Le banche forniscono ai propri clienti al dettaglio libretti degli assegni prestampati. La maggior parte dei dati è già stampata su questi libretti, mentre gli altri dati devono essere compilati manualmente al momento dell'emissione. Tuttavia, le aziende emettono migliaia di assegni ogni mese. Pertanto, non possono fare affidamento sul processo manuale di stampa degli assegni.

Le aziende hanno bisogno che i loro assegni vengano stampati automaticamente. Ora, la stampa degli assegni può essere effettuata direttamente dalle aziende. Molte aziende dispongono di stampanti interne, dove stampano gli assegni e li inviano ai beneficiari. Tuttavia, si tratta di un reparto aggiuntivo per l'azienda, che richiede lavoro amministrativo. Inoltre, tali operazioni comportano un'elevata probabilità di appropriazione indebita.

Di conseguenza, molte aziende hanno deciso di esternalizzare i servizi di stampa degli assegni alle banche commerciali. Nell'ambito di questo servizio, l'azienda fornisce alla banca un file digitale contenente le informazioni sugli assegni da emettere. La banca si assume quindi la responsabilità amministrativa di stampare accuratamente gli assegni e la relativa distinta di pagamento, per poi inviarli ai beneficiari. Questo aiuta le aziende a ridurre i costi di un team amministrativo che si occupi della stampa e della spedizione degli assegni.

Tipi di servizi di stampa e spedizione di assegni

Esistono alcune varianti dei servizi di stampa e spedizione di assegni forniti dalle banche commerciali. Di seguito sono descritte alcune delle varianti più importanti:

1. Invio centralizzato tramite posta ordinaria: Nell'ambito di questo modello, le banche stampano tutti gli assegni aziendali da una sede centralizzata. Una volta stampati, gli assegni vengono spediti tramite posta ordinaria o servizio postale. Il problema è che i servizi postali possono essere spesso lenti e quindi la consegna degli assegni può subire ritardi significativi. Il problema si aggrava se il fornitore si trova fisicamente a una distanza maggiore dalla sede centralizzata.

2. Spedizione centralizzata notturna: In alternativa al problema sopra menzionato, le banche possono consentire l'invio di alcuni assegni importanti tramite servizi di corriere più costosi. Questi servizi possono inviare un assegno a domicilio anche in località lontane, il che aiuta a risolvere il problema della velocità. Tuttavia, i costi associati a tali commissioni di recapito notturno possono essere piuttosto elevati. Il risultato finale è che il processo non è più conveniente.

3. Ritiro presso la filiale più vicina: Esiste un'altra variante del servizio di stampa assegni che non richiede alla banca di spedire gli assegni ai clienti. Sono invece i clienti a ritirarli in banca. Si tratta di un metodo decentralizzato di elaborazione degli assegni, rispetto al metodo centralizzato sopra menzionato.

   In questo processo, le banche individuano la filiale più vicina all'indirizzo del venditore. Invece di stampare gli assegni centralmente, li stampano presso la filiale più vicina. Al venditore viene assegnato un giorno fisso della settimana in cui può ritirare i propri assegni presso l'help desk della filiale assegnata. Questo metodo funziona solo se le banche dispongono di una rete capillare. In questo modo, è possibile combinare la velocità del metodo overnight con un costo molto basso, poiché non sono coinvolti costosi servizi di corriere.

Vantaggi dei servizi di stampa e spedizione degli assegni

I servizi di stampa e spedizione di assegni sono utilizzati da molte grandi aziende. Le ragioni alla base dell'utilizzo di tali servizi sono le seguenti:

• Processo più semplice: Il processo di stampa degli assegni diventa molto semplice e automatizzato per l'azienda. I loro sistemi ERP sono progettati per generare un file e trasmetterlo alle banche. Pertanto, dal punto di vista dell'azienda, anche il processo di stampa degli assegni diventa fluido ed efficace quanto un pagamento elettronico. Questa semplificazione si traduce in un risparmio di tempo, denaro e fatica per l'azienda.

• Efficacia dei costi: Le banche commerciali stampano e spediscono assegni su larga scala. Pertanto, sfruttano i vantaggi delle economie di scala. Ottengono tariffe molto più vantaggiose su carta, inchiostro e persino servizi di corriere rispetto alle singole aziende. Questo perché utilizzano questi prodotti e servizi in grandi quantità e sono in grado di negoziare un prezzo migliore.

• Maggiore sicurezza dei pagamenti: Gli assegni stampati ed emessi dalle banche hanno un inchiostro MICR distintivo che rende facile identificare un assegno autentico. Pertanto, dal punto di vista dell'azienda, gli assegni emessi da queste sedi sono più sicuri rispetto a quelli emessi direttamente dall'azienda!

In conclusione, i servizi di stampa e spedizione di assegni sono servizi relativamente semplici e poco tecnologici forniti dalle banche commerciali, che offrono numerosi vantaggi ai loro clienti aziendali. Per questo motivo, la stampa e la spedizione di assegni rappresentano una parte importante dei servizi bancari commerciali e sono spesso il motivo per cui i clienti scelgono una banca rispetto a un'altra.