कई लोग सोचते हैं कि कॉर्पोरेट संचार का मतलब केवल आलीशान होटलों में आयोजित होने वाली शानदार प्रेस कॉन्फ्रेंस और मीडिया कर्मियों तथा संबंधित हितधारकों के लिए भोजन तथा मेजबानी करना है।

हालाँकि, कॉर्पोरेट संचार में चमकदार वार्षिक रिपोर्ट या संक्षिप्त प्रेस विज्ञप्तियाँ जारी करने से कहीं अधिक शामिल है। उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेट संचार टीम की असली क्षमता की परीक्षा तब होती है जब संगठन किसी संकट का सामना करते हैं और कॉर्पोरेट संचार विभाग या कार्यप्रणाली की सुव्यवस्थित मशीनरी संचार की तत्काल आवश्यकता पर किस तरह प्रतिक्रिया देती है, यह अक्सर यह निर्धारित करता है कि प्रेस, जनता और सरकारी एजेंसियाँ संगठन द्वारा संकट को कम करने के प्रयासों और संकट से निपटने के लिए उठाए गए कदमों को कितनी अच्छी तरह समझती हैं।

आइए एक उदाहरण लेते हैं। मान लीजिए कि एक प्रमुख बहुराष्ट्रीय या बहुराष्ट्रीय संगठन स्थानीय और राष्ट्रीय प्राधिकरणों के साथ किए गए भूमि उपयोग या जल उपयोग समझौतों का उल्लंघन करता पाया गया है।

कल्पना कीजिए कि जब कोई घोटाला या संकट सामने आता है तो मीडिया किस प्रकार प्रतिक्रिया करता है और जब गुस्साए आम जनता और अन्य हितधारकों का सामना होता है तो आप स्वयं को संगठन की जगह रखकर देखिए।

इस परिदृश्य में, सबसे महत्वपूर्ण पहलू प्रतिक्रिया की गति के साथ-साथ विश्वसनीयता भी है।

दूसरे शब्दों में, संगठन को पहले यह आकलन करना होगा कि वह कहां खड़ा है और फिर तुरंत एक विश्वसनीय और आधिकारिक प्रतिक्रिया देनी होगी ताकि किसी भी तरह की गड़बड़ी से बचा जा सके। "आग भड़काना" इस सुलगते मुद्दे का.

टाटा समूह और अमेरिकी कोला दिग्गज जैसे कई संगठनों के साथ ऐसा हुआ है, जब उन पर स्थानीय और राष्ट्रीय हितधारकों के साथ किए गए भूमि उपयोग और जल उपयोग समझौतों का उल्लंघन करने के आरोप लगे।

इन दोनों मामलों में, प्रतिक्रिया बहुत विश्वसनीय और आधिकारिक थी और इसमें उन कदमों की ओर इशारा किया गया था जो संबंधित संगठन ने संकट को कम करने के लिए उठाए थे, साथ ही सभी हितधारकों को धैर्य रखने और डराने-धमकाने का सहारा न लेने की आवश्यकता पर भी जोर दिया गया था। "मीडिया द्वारा परीक्षण".

अंतिम वाक्यांश बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि 24/7 ब्रेकिंग न्यूज संस्कृति के इन दिनों में, अक्सर ऐसा होता है कि अगली सनसनीखेज खबर की तलाश में मीडिया तथ्यों की जांच करने या यहां तक ​​कि संबंधित हितधारकों तक पहुंचने की भी जहमत नहीं उठाता है और इसके बजाय सामग्री को ज्यों का त्यों प्रसारित कर देता है।

यहीं पर संगठनों में कॉर्पोरेट संचार टीम की भूमिका सामने आती है, क्योंकि टीम के वरिष्ठ सदस्यों को सबसे पहले यह सुनिश्चित करना होता है कि वे संगठनात्मक नेतृत्व से बात करें, पता लगाएं कि क्या किया जाना चाहिए, एक प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करें जो मुद्दे पर उनके रुख को सटीक रूप से दर्शाता हो और फिर मीडिया को बयान जारी करें।

बेशक, जैसा कि हम बाद में चर्चा करेंगे, यह उतना सरल नहीं है जितना लगता है, क्योंकि इसमें संगठन के भीतर विभिन्न हितधारकों के साथ-साथ बाहरी एजेंसियों जैसे मीडिया घरानों और सरकारी अधिकारियों के साथ समन्वय करना शामिल है, इससे पहले कि कोई बयान जारी किया जा सके।

उदाहरण के लिए, जब भी कोई संकट आता है, तो अक्सर ऐसा होता है कि संगठन के नेता स्वयं तैयार नहीं होते या "गार्ड पकड़ा गया" मीडिया और जनता की उन्मादी और उन्मादी प्रतिक्रिया जिस तेज़ी से उभरती है, उससे यह और भी ज़्यादा स्पष्ट हो जाता है। इसलिए, सबसे पहले तथ्यों का पता लगाने का काम नेतृत्व का है, क्योंकि ज़्यादातर मामलों में ज़मीनी स्तर पर बढ़ती समस्याओं की जानकारी शीर्ष नेतृत्व तक नहीं पहुँच पाती।

उदाहरण के लिए, जब 1984 में इतिहास की सबसे भीषण औद्योगिक आपदा, भोपाल गैस रिसाव की घटना घटी, तो ऐसा हुआ कि ऊपर से नीचे तक तथा नीचे से ऊपर तक कोई स्पष्ट संवाद नहीं था, जिसके कारण घटना के तत्काल बाद सभी प्रकार की भ्रामक तथा विरोधाभासी प्रतिक्रियाएं सामने आईं।

2014 में, जब मलेशियाई एयरलाइंस की उड़ान MH370 कुछ घंटों के लिए गायब हो गई थी, तो लगभग सभी हितधारक इस बात से चिंतित थे कि "अंधे आदमी और हाथी" जो जनता के लिए सुसंगत और एकजुट प्रतिक्रिया पर पहुंचने के बजाय अनुमान और अटकलें लगा रहे थे।

मुद्दा यह है कि ट्विटर और सोशल मीडिया के इन दिनों में, यह गुमनाम जनता ही होती है जो अक्सर खबर को तोड़ती है और साथ ही विवरण भी जोड़ती है और अपडेट की तलाश में रहती है. इसलिए, पहले के युगों के विपरीत, कॉर्पोरेट संचार टीम केवल "मीडिया का प्रबंधन करें" जिसका दूसरे शब्दों में अर्थ है प्रिंट और दृश्य मीडिया।

इसके बजाय, अब उन्हें सोशल मीडिया उपयोगकर्ताओं की सेना से निपटना होगा, जो अक्सर इतनी खतरनाक गति से प्रतिक्रिया करते हैं कि पारंपरिक पत्रकार भी अपनी चपलता और गति के कारण शर्मिंदा हो जाएं।

इसलिए, संकट के दौरान कॉर्पोरेट संचार टीम को न केवल आंतरिक समन्वय करना होता है, बल्कि उन्हें यह भी सुनिश्चित करना होता है कि वे सोशल मीडिया फीड पर नजर रखें ताकि वे तदनुसार प्रतिक्रिया दे सकें।

संकट संचार का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू तब सामने आता है जब कोई दुर्घटना या व्यक्ति मर जाता है या घायल हो जाता है।

उदाहरण के लिए, जब भी कोई आतंकवादी हमला होता है, तो अक्सर ऐसा होता है कि कंपनियां अपने कर्मचारियों की सुरक्षा के बारे में हितधारकों को आश्वस्त करने वाले बयान जारी करती हैं, तथा दुर्भाग्यपूर्ण मृत्यु की स्थिति में वे तुरंत प्रतिक्रिया देते हैं तथा अपने द्वारा उठाए जा रहे कदमों का विवरण देते हैं।

वास्तव में, ऐसे समय में ही कॉर्पोरेट संचार टीम और संकट संचार मॉडल की मानवीय पहलुओं के लिए परीक्षा होती है, साथ ही संगठनात्मक नेतृत्व को अपने कर्मचारियों के कल्याण के प्रति प्रतिबद्धता के लिए सुर्खियों में रखा जाता है।

इन सभी पहलुओं पर विचार करते हुए, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि संकट के दौरान प्रभावी संचार अक्सर यह निर्धारित करता है कि संगठन को कैसे देखा जाता हैचूंकि हमारी "हमेशा चालू" डिजिटल संस्कृति में धारणाएं और धारणाएं तुरंत बनती हैं, इसलिए संकटकालीन संचार के दौरान गति, सटीकता और मानवीयता की अनिवार्यताएं मायने रखती हैं।