গুদামের মূল লজিস্টিক ফাংশনের আউটসোর্সিং কেবল বিশ্বব্যাপী পরিচালিত বহুজাতিক কোম্পানিগুলির কাছেই নয়, বরং মাঝারি ও ক্ষুদ্র খাতের সকল প্রতিষ্ঠানের কাছেও দ্রুত জনপ্রিয় হয়ে উঠছে।

আউটসোর্সিং দুটি বিভাগে বিভক্ত হতে পারে। একটি বিভাগ হল গুদাম, একত্রীকরণ এবং বিতরণ কেন্দ্রের মাধ্যমে প্রবাহ যা সরবরাহ শৃঙ্খল নেটওয়ার্কের একত্রীকরণ বিন্দু মাত্র। এগুলি সমাপ্ত পণ্য বা কাঁচামাল সরবরাহ বা এমনকি খুচরা যন্ত্রাংশ ইত্যাদি পরিচালনা করতে পারে। প্রকল্পের আকার তুলনামূলকভাবে ছোট এবং গুদামে কয়েক দিনের বেশি মজুদ থাকবে বলে আশা করা যায় না।

দ্বিতীয় শ্রেণীর গুদামগুলি হতে পারে বৃহত্তর বিতরণ কেন্দ্র যা বৃহৎ পরিসরে তৈরি পণ্যের তালিকা এবং সংশ্লিষ্ট কার্যক্রম পরিচালনা করে, একটি অঞ্চল, মহাদেশ বা দেশ পর্যায়ে রপ্তানি বা সরবরাহের জন্য সরবরাহ করে অথবা অভ্যন্তরীণ কাঁচামালের গুদাম যা JIT বা VMI কার্যক্রম পরিচালনা করে, প্ল্যান্ট ব্যবস্থাপনা, প্ল্যান্ট FG কার্যক্রম ইত্যাদি। এই গুদাম কার্যক্রমগুলি প্রকৃতির দিক থেকে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রাথমিকভাবে ধারণকৃত পণ্যের পরিমাণ, কার্যক্রমের আকার এবং এর আপেক্ষিক অবস্থান এবং সরবরাহ শৃঙ্খল নেটওয়ার্কে গুরুত্বপূর্ণ দ্বারা শ্রেণীবদ্ধ করা হয়।

প্রথম ক্ষেত্রে, ফ্লো-থ্রু কনসোলিডেশন সেন্টারের ক্ষেত্রে, 3PL বিক্রেতার নির্বাচন তুলনামূলকভাবে সহজ এবং মানদণ্ড কম। দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, ক্রেতা এবং ক্রয়ের SCM পরিচালকদের RFP তৈরি, দরদাতাদের আমন্ত্রণ, দরদাতাদের মূল্যায়ন, আলোচনা এবং চুক্তি প্রদানের জন্য একটি প্রকল্প স্থাপন করতে হবে।

RFQ-তে উক্ত প্রকল্পের সম্পূর্ণ বিবরণ থাকা উচিত যাতে 3PL একটি সমাধান প্রস্তাব করতে এবং একটি সমাধান নকশা নথি প্রস্তুত করতে সক্ষম হয়। RFQ-তে ন্যূনতম তথ্য হিসেবে কমপক্ষে নিম্নলিখিত বিবরণ থাকা উচিত:

• ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা, পরিষেবার স্পেসিফিকেশনের সাথে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া, তথ্যপ্রযুক্তি প্রক্রিয়া এবং পণ্য ইত্যাদির বিশদ ব্যাখ্যা।
• প্রকল্পের পরিধিতে কার্যকলাপ, আয়তন, আইটি অবকাঠামো, ইন্টারফেসের প্রয়োজনীয়তা, প্রতিবেদনের প্রয়োজনীয়তা ইত্যাদির বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
• গুদামের সকল কার্যক্রমের জন্য কর্মক্ষমতা মেট্রিক্স সহ প্রত্যাশিত পরিষেবা স্তরের তালিকা তৈরি করুন।
• বিক্রেতাদের সভা, উপস্থাপনা এবং দরপত্র জমা দেওয়ার জন্য RFQ তারিখ।
• প্রকল্পের সময়কাল, বিক্রেতা নির্বাচনের সময়সীমা, মানদণ্ড এবং নির্বাচনের প্রক্রিয়া, প্রকল্প বাস্তবায়ন। লাইভে যান।
• চুক্তির মেয়াদ এবং সম্প্রসারণ
• মূল্য নির্ধারণ এবং ব্যয় প্রত্যাশা, পদ্ধতিগত পদ্ধতি।
• আইনি এবং আইনগত সম্মতির প্রয়োজনীয়তা।
• ইনভেন্টরি দায়, তৃতীয় পক্ষের দায় এবং বীমা সহ দায়বদ্ধতার প্রয়োজনীয়তা।
• চুক্তি এবং চুক্তির শর্তাবলী এবং প্রস্তাবিত চুক্তির খসড়া
• পরিষেবা বা প্রকল্প ইত্যাদির ক্ষেত্রে ক্রেতার কোনও নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা।
• গোপনীয়তা চুক্তি, যদি থাকে।

আরএফকিউ প্রক্রিয়া

RFQ ডকুমেন্ট সাধারণত ব্যবসায়িক ফাংশন ম্যানেজার, প্রকল্পের প্রধান এবং ক্রয় নেতাদের সাথে প্রস্তুত করেন।

একবার নথি প্রস্তুত হয়ে গেলে এবং অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়া এবং অনুমোদন সম্পন্ন হয়ে গেলে, ক্রয়কারী সংস্থা বাজারের সমস্ত বিক্রেতাদের অথবা সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্ত বিক্রেতাদের কাছে RFQ জারি করে।

প্রশ্নোত্তর পর্বের পর, ক্রেতা সকল অংশগ্রহণকারীকে মুখোমুখি সাক্ষাতে অথবা ডাকযোগে প্রশ্নোত্তর পর্বের জন্য আমন্ত্রণ জানান। সাধারণত প্রাপ্ত প্রশ্নের সমস্ত উত্তর অংশগ্রহণকারী সকল বিক্রেতাদের কাছে পোস্ট করা হয় যাতে সকলের জন্য ন্যায্য সুযোগ নিশ্চিত করা যায়।

বিক্রেতাদের সাথে দেখা করার এবং সুযোগটি বিস্তারিতভাবে আলোচনা করার অনুমতি দেওয়া যেতে পারে অথবা আরও বিশদ সংগ্রহের জন্য প্রস্তাবিত স্থানটি পরিদর্শন করার অনুমতি দেওয়া যেতে পারে।

ক্রেতা বিক্রেতাদের যখনই প্রয়োজন হবে, তখনই সমস্ত প্রাসঙ্গিক অভ্যন্তরীণ ব্যবসায়িক কার্যকরী গোষ্ঠীর সাথে স্পষ্টীকরণ এবং আলোচনার সুবিধা প্রদান করবেন যাতে তারা প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে আরও ভাল অন্তর্দৃষ্টি দিতে পারেন।

RFQ-এর নির্ধারিত তারিখে, বিক্রেতাদের বিস্তারিত বিড প্রতিক্রিয়া নথি জমা দিতে হবে।

সংশ্লিষ্ট কার্যকরী দল এবং প্রকল্প নেতাদের অংশগ্রহণে অভ্যন্তরীণভাবে বিক্রেতাদের সংক্ষিপ্ত তালিকা তৈরি করা হয়। সমাধান নকশা, সক্ষমতা এবং মূল্য নির্ধারণের মূল্যায়নের ভিত্তিতে প্রতিক্রিয়া নথিগুলি অধ্যয়ন, গ্রেড এবং সারণীবদ্ধ করা হয়। সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্ত বিক্রেতাদের নির্বাচিত তারিখগুলিতে ক্রেতা দলের কাছে সমাধান উপস্থাপনের সুযোগ দেওয়া হয়।

চূড়ান্ত নির্বাচন তখনই হয় যখন বিক্রেতা অভ্যন্তরীণভাবে নির্বাচিত হন এবং ক্রয়কারী নির্বাচিত বিক্রেতার সাথে আরও আলোচনা করে এবং সম্মত শর্তাবলীতে পৌঁছান।

সবশেষে, সংশ্লিষ্টদের কাছ থেকে অভ্যন্তরীণ ব্যবস্থাপনা অনুমোদন নেওয়া হয়, নির্বাচিত বিক্রেতার নাম ঘোষণা করা হয় এবং নির্বাচিত বিক্রেতার কাছে LOI প্রকাশ করা হয়।